Un buen sistema de gestión de la materia prima es indispensable para la correcta gestión de un negocio de hostelería. Considero que es una de las decisiones más importantes a tomar, ya que afectará directamente las operaciones diarias y consecuentemente, la cuenta de resultados.

Un buen sistema de gestión de materia prima es indispensable para la correcta gestión de un negocio de hostelería. Considero que es una de las decisiones más importantes a tomar, ya que afectará directamente las operaciones diarias y consecuentemente, la cuenta de resultados.

Os animo a que os hagáis las siguientes preguntas clave para asegurar la correcta elección del software de gestión de materia prima:

  1. ¿Qué funcionalidades necesito que la solución me ofrezca para cubrir la demanda de mi negocio?

Gestionar la materia prima, va más allá de la correcta gestión de los artículos y proveedores o de los escandallos de los platos, para conocer el coste teórico de los platos. Es necesario controlar el inventario, las mermas y vincular las compras a las ventas para conocer el coste real de las recetas.

Es importante elegir un software escalable, donde se puedan controlar los artículos y los proveedores; realizar los pedidos a los suministradores y su recepción en formato digital. A continuación, se recomienda hacer el escandallo de los platos, para conocer los costes teóricos de los mismos y tener adecuadamente inventariados los artículos. Posteriormente, hay que vincular las ventas a las compras para obtener el coste real y conocer las mermas reales de los productos. De esta manera, el nuevo sistema, permitirá averiguar dónde se está “perdiendo” dinero para poder tomar las decisiones adecuadas y corregir los posibles desvíos.

Los beneficios esperados en este tipo de proyectos son elevados, sin embargo, hay que tener en cuenta que, este trabajo requiere esfuerzo, organización y perseverancia.

  1. ¿Está diseñado específicamente para restaurantes?

Es fundamental elegir un software de punto de venta que se haya desarrollado específicamente para el sector HORECA.

  1. ¿Es rápido y fácil de utilizar?

Debe ser intuitivo y fácil de utilizar. La curva de aprendizaje ha de ser rápida.

  1. ¿Está disponible en la nube?

Comprar un software que no esté en la nube en el siglo XXI es como comprar un carro de caballos para transportarse en la actualidad. La posibilidad de consultar la información en cualquier parte del mundo pudiendo obtener los datos en tiempo real de todos nuestros negocios y poder tomar decisiones en el acto tiene un valor incalculable, pudiendo marcar la diferencia del éxito o del fracaso.

  1. ¿Es pago por uso?

Hace pocos años solo las grandes multinacionales se podían permitir adoptar soluciones tecnológicas. En la actualidad, ya no hacen falta grandes inversiones y la mayoría de las soluciones son mediante SaaS (Software as a Service / Software como un Servicio) por lo que la PYMES se pueden permitir las mejores soluciones, ya que pagarán según su uso y consecuentemente al ritmo que se vaya necesitando.

  1. ¿Se integra con otros sistemas?

Al seleccionar un nuevo sistema, hay que asegurarse de que pueda integrarse fácilmente con otros programas o aplicaciones. Si el nuevo software se integra con el ecosistema tecnológico existente, será mucho más fácil evolucionar y escalar, según las necesidades del negocio. Esta característica es fundamental para garantizar la capacidad de evolución de la solución. Hay que tener en cuenta, que, si no se prevé el futuro, uno se puede encontrar con sorpresas de costes ocultos que inviabilicen la evolución del proyecto. Es importante que este tipo de decisiones contemplen el futuro (por muy impredecible que resulte).

Al considerar una inversión en una nueva tecnología, hay que recordar que esas decisiones son duraderas, por tanto, hay que elegir una plataforma que pueda escalar y que esté preparada para las necesidades del presente y del futuro.