La función más importante que tiene un responsable de compras es; conseguir las mejores condiciones para los suministros que la empresa necesita, acorde con la calidad definida por la organización donde trabaja. Para ello es fundamental conocer los proveedores existentes, capaces de suministrar los productos/servicios que su compañía demanda. Por lo que, dentro de sus funciones, debe incluir la visita a eventos de la industria, conferencias y ferias comerciales, donde muestran sus productos los proveedores potenciales y pueden conocer las últimas novedades. 

Todos sabemos que cada responsable de compras debe dedicar la mayor parte de su tiempo a negociar con los representantes de ventas de los proveedores, para asegurar un descuento y las condiciones de pago de los suministros que se ajusten al presupuesto de la empresa. Sin embargo, la realidad es que los compradores en el sector de HORECA, no dedican el tiempo necesario a dicha tarea, y por tanto se ve afectada la calidad del resultado de su trabajo.

Me gustaría añadir que, en un mundo tan activo en el “networking”, también en nuestro sector tenemos que transformarnos. Os invito a valorar el tiempo utilizado en las tareas de menor valor de día-a-día, que afectan la productividad del comprador (tareas administrativas, incidencias diarias de poca importancia que se podrán delegar, etc) y cambiar la agenda personal para las tareas operacionales que tendrán un impacto inmediato en los resultados de cada proyecto.

En esta línea, me gustaría resaltar que, en la relación con los proveedores; no podemos olvidar una serie de puntos, que paso a destacar: una compra no termina con la realización del pedido. Es fundamental realizar el seguimiento de órdenes y entregas, problemas de calidad, devoluciones, faltantes, pagos y otras situaciones que pueden afectar la concreción de una operación. La relación con los proveedores tampoco necesariamente se limita a la compra en sí; puede resultar útil para tu negocio trabajar en conjunto, por ejemplo, desarrollar productos a medida, mejores procesos de entrega o sistemas de stock más eficientes. En la definición de los procedimientos y proceso de aprovisionamiento; ¿Quién puede comprar qué? ¿Qué documentación respalda las operaciones? ¿Cómo se manejan los incumplimientos?

En definitiva, asegurar el funcionamiento eficiente de una empresa requiere procedimientos claros y previsibles. Otra de las funciones clave de los departamentos de compras es las de formalizar por escrito los procedimientos asociados a su función, y compartir con las demás áreas de las empresas. Invirtiendo tiempo en estas funciones ayuda a incrementar el valor reconocido del departamento de Compras.

Si quieres que te ayudemos en la transformación del departamento de compras tu negocio, no dudes en llamarnos al 91 357 0800 o escribirnos a info@mrmsolutions.es